✓ 07.10.2021
Мировой тренд диджитализации и новые экономические реалии побуждают руководителей компаний более активно искать средства и способы для повышения эффективности собственного бизнеса.
Так, автоматизация бизнеса может помочь перенести рутинные задачи и их учет в сервисы и приложения, чтобы сделать все процессы более прозрачными и контролируемыми.
Необходимо пошагово разобраться, как автоматизировать бизнес-процессы в компаниях:
Шаг 1. Моделируем бизнес-процессы.
Системное управление бизнесом начинается с постановки целей, формулировки организационной структуры компании, определение зон ответственности каждого сотрудника, написание четких должностных инструкций и построения системы коммуникации. Для моделирования бизнес-процессов, как правило, используется система условных обозначений и их описание — BPMN (Business Process Model and Notation).
Шаг 2. Описываем бизнес процессы.
При отсутствии описания имеющихся бизнес-процессов достаточно сложно провести их автоматизацию. Описание деятельности предприятия можно сделать самостоятельно или привлечь внешних консультантов. Для облегчения этих работ следует в деталях разобрать и отобразить все процессы, касающиеся сферы вашей деятельности. Здесь важно выявить слабые места, откорректировать процессы там, где это возможно, усовершенствовать деятельность и обеспечить обратную связь с клиентами и собственными сотрудниками, определять роли и сформировать KPI, а также доказать все вышеуказанные процессы до автоматизма.
Шаг 3. Накладываем бизнес-процессы на софт.
После того, как мы выяснили, процесс или его часть требует автоматизации, выбираем наиболее удобные инструменты, которые могут помочь на пути постановки и контроля выполнения задач, управление продажами, фиксации показателей и выстраивание организационной структуры деятельности в компании.
Внутренние процессы (производство, склад, разработку) рекомендуется автоматизировать силами собственной команды (в этих сферах нужно хорошо знать нюансы бизнеса, аутсорсеры могут не справиться). Стандартные процессы вроде учета времени персонала или бухгалтерии можно доверить внешним специалистам (здесь взгляд со стороны и советы экспертов — ключ к оптимизации).
Так как основа любого бизнеса — продажи, то автоматизировать следует, в первую очередь, их. Очевидно, что выставить вручную 10 счетов и выставить 1000 счетов одним кликом — не одно и то же. Ведь, выставляя счета автоматически, компания получает драгоценное время для решения ряда других важных и приоритетных задач. Поэтому, об автоматизации следует задуматься при масштабировании бизнеса. На втором месте — бухгалтерский учет, производственные процессы и вопросы логистики. В последнюю очередь, как правило, автоматизируют творческую и интеллектуальную деятельность, которая требует особого подхода и гибкости.
Уже после того, как вы определились с процессами, и поняли, каким образом это можно сделать, наступает ответственный момент — выбрать наиболее удобную систему, которая позволит реализовать Ваши желания по автоматизации. Любые диджитал-инструменты можно разделить на несколько видов.